• Cómo descubrir el valor oculto en la validación de la jerarquía de sistemas

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Es habitual escuchar afirmaciones como esta en todo el sector:

«No tengo tiempo para hacer lo que debería».
«Mantengo la planta en marcha a duras penas, ¿y ahora me piden que valide la jerarquía de sistemas?»
«¿Quién va a mantener los equipos mientras lo hago?»
«No acabo de entender qué ventajas aporta validar la jerarquía; es una pérdida de tiempo y dinero».

¿A que te resultan familiares? En la mayoría de las instalaciones se ha recortado hasta tal punto el personal de mantenimiento que resulta casi imposible terminar la labor que debe realizarse cada día. Se busca hasta la más mínima oportunidad de reducir gastos y mantener la planta en funcionamiento. El mantenimiento de rutina queda relegado a un segundo plano con más frecuencia de la deseable, mientras que el mantenimiento reactivo suele dictar la carga de trabajo de la jornada.

Figura 1: Los nueve niveles que recogen las relaciones padre-hijo típicas entre activos basándose en la taxonomía establecida en la norma ISO/DIS 14224. Cortesía de: Life Cycle Engineering

Sea cual sea el sistema CMMS utilizado para capturar información, establecer una jerarquía de activos de sistemas es de vital importancia en las plantas modernas. Al examinar la importancia e implicaciones de una jerarquía de activos y los inconvenientes que conlleva no mantenerla actualizada, resulta aparente que la desactualización supone una pérdida de tiempo y dinero. Si la jerarquía no es correcta, es imposible obtener la fiabilidad, el mantenimiento y la trazabilidad que se exigen de los activos. ¿Cómo van a trabajar los planificadores si no conocen los activos de la planta y, sobre todo, la relación que existe entre ellos? La única referencia de los planificadores es la jerarquía de activos del sistema y las relaciones padre-hijo establecidas en ella.

Vamos a estudiar en profundidad las ventajas de una jerarquía de activos de sistemas correcta y cómo ahorrar tiempo y dinero simplemente validando la jerarquía existente.

Existen varias áreas a considerar a la hora de validar la jerarquía:

  1. 1. La jerarquía de sistemas actual y el establecimiento de las relaciones padre-hijo
  2. 2. Activos retirados o eliminados
  3. 3. Nuevos activos que actualmente no residen en la estructura de la jerarquía
  4. 4. Lista de materiales necesarios para mantener los activos mantenibles
  5. 5. Carga de piezas de repuesto en el almacén para el mantenimiento de los activos
  6. 6. Mantenimiento preventivo asignado a los activos

En este artículo se abordarán las primeras tres áreas de esta lista.

Actual jerarquía de activos del sistema

Una vez establecidas, las relaciones padre-hijo de la jerarquía de activos permiten al usuario determinar fácilmente cuáles son los activos mantenibles y cuáles forman parte de la lista de activos de materiales. La norma ISO 14224 muestra el aspecto de una relación padre-hijo dentro de una taxonomía piramidal.

Una ventaja asociada al establecimiento de relaciones padre-hijo es la programación de actividades de mantenimiento preventivo y predictivo. Si, por ejemplo, el planificador ha programado el mantenimiento de un tanque, todos los activos asociados con el tanque (bombas, motores de accionamiento, instrumentación de bucle, válvulas de presión y válvulas de aislamiento) también pueden ser candidatos al mantenimiento cuando el tanque está inactivo.

Esto ahorra mucho tiempo y dinero porque es posible desconectar un grupo una sola vez para realizar el mantenimiento programado en lugar de hacerlo varias veces para mantener cada uno de los activos.

Otra ventaja de establecer relaciones padre-hijo en una jerarquía de activos es la capacidad de cargar los costes al nivel más bajo posible de los activos, lo que proporciona un modo de determinar a dónde se destina el dinero gastado en mantenimiento. Además, una vez establecida esta relación técnicos e ingenieros pueden redactar informes de trabajos correspondientes al nivel de activos correcto y no a un área general. Esto ayuda a reunir datos históricos que puedan utilizarse para descubrir a las «ovejas negras» que añaden cargas al mantenimiento.

A la hora de establecer estas relaciones padre-hijo, la taxonomía estándar de la norma ISO/DIS 14224 puede ser una guía útil para determinar los niveles adecuados. Esta norma se aplica a los programas CMMS donde residen las jerarquías de activos. Las empresas pueden adaptar la estructura recogida en la taxonomía para administrar mejor sus requisitos particulares.

Validación y optimización de los activos

La validación y optimización de los activos es un proceso que requiere la participación de expertos en la materia, ingenieros de procesos, ingenieros de fiabilidad, planificadores, el departamento de mantenimiento y expertos en instrumentación y electricidad, entre otros. 

La validación de activos consiste en un proceso metódico en el cual se utilizan los planos de procesos de instrumentación (P&ID), diagramas de flujo de procesos y esquemas eléctricos más recientes para identificar a los activos en relación con la configuración actual del sistema.

Vamos a estudiar el proceso necesario para validar los activos. El mejor modo de abordar la validación de activos es empezar por segmentar la planta en áreas o secciones más manejables. La forma más rápida de conseguirlo consiste en organizar un comité compuesto por ingenieros de sistemas, ingenieros de fiabilidad y planificadores de las distintas áreas de la planta. Una vez determinadas y priorizadas las áreas, este es el mejor modo de gestionar un proyecto de esta magnitud y contar con un medio de supervisar el progreso a medida que se desarrolla la validación de activos en toda la planta.

Después de segmentar la planta en sectores más manejables, es preciso establecer un equipo de expertos en la materia e ingenieros de fiabilidad que se ocupará de la validación de activos. Cuando se disponga de este equipo, el paso siguiente será reunir todos los materiales de referencia que serán necesarios para la validación de activos:

  • Versión vigente de los P&ID del área donde se llevará a cabo la validación de activos.
  • Planos actualizados del flujo de los procesos del área donde se llevará a cabo la validación de activos.
  • Activos actuales en funcionamiento, descargados del CMMS residente para usarlos como referencia para la validación. La descarga del CMMS refleja la carga de activos actual para la planificación. Por término general, la población de activos del CMMS tiene un índice de errores de entre un 35 % y un 40 %.
  • Esquemas eléctricos actualizados del área donde se llevará a cabo la validación de activos.
  • Habiendo reunido todos los materiales de referencia, deberá convocarse al equipo de validación y optimización de la jerarquía de activos para informarles sobre dicho proceso y las expectativas existentes sobre el resultado de la validación.

Algunos aspectos importantes que deben abordarse en la reunión son:

  • El proceso de elaboración de informes de la validación de activos.
  • La metodología empleada para marcar los P&ID que indiquen los activos que ya no están instalados y los activos que han sido instalados pero no están recogidos en los planos.
  • La metodología requerida para comparar los datos de validación obtenidos sobre el terreno con los datos descargados del CMMS y efectuar las correcciones necesarias para validar el sistema CMMS y que éste refleje la configuración real del sistema.
  • La metodología utilizada para situar los activos validados en una relación padre-hijo antes de volver a cargarlos en el sistema CMMS.

Llegados a este punto, la fase de validación/optimización puede llevarse a cabo utilizando los datos del CMMS, los P&ID actualizados y los diagramas de flujo. La labor de validación/optimización consiste en una comparación detallada y metódica de todos los sistemas y activos existentes sobre el terreno con la lista de activos del CMMS y los recogidos en los P&ID y los diagramas de flujo. De este modo se obtendrá una jerarquía de activos que refleje la configuración real del sistema. También indicará aquellos activos que han sido retirados del servicio o han sido eliminados pero todavía figuran como activos en uso en el sistema CMMS. Otro beneficio es que mostrará todos los nuevos activos que no han sido todavía introducidos en el sistema CMMS.

Por lo general, si el sistema CMMS no recoge un activo que ha sido retirado, un activo eliminado o un nuevo activo, esto es señal de que el proceso de gestión de cambios no funciona.

Activos retirados y activos eliminados

Los activos retirados o eliminados de la planta pero que todavía figuran como elementos activos en el sistema CMMS suponen un grave problema. Una de las principales preocupaciones es que existan tareas PM todavía asignadas a esos activos. Si el programa de gestión de cambios no funciona, los planificadores desconocen que esos elementos no están activos. Por consiguiente, las programaciones PM no han sido revisadas para eliminar actividades innecesarias.

Tomando como ejemplo una planta en la que el número de activos es de 45.000, si se calcula que el 2% de esos elementos han sido eliminados o retirados con el paso del tiempo, cabe suponer que hay unos 900 elementos que ya no están activos. Si solamente hay dos PM asignados a cada uno de esos activos, ahora existen 1.800 PM que se aplicarían a dichos activos. Destinando una hora al cumplimiento de cada PM y empleando una tarifa hora-persona acumulada de 55 dólares, el coste de ejecución de los 1.800 PM sería de unos 99.000 dólares al año. Sin embargo, los activos que requieren esos PM ya no funcionan.

Esto demuestra la importancia de validar y optimizar la jerarquía de activos.

Nuevos activos

Durante la labor de validación y optimización de la jerarquía de activos, muchos de los que se identifiquen no aparecerán en la descarga del CMMS o en los P&ID o los esquemas de flujo del sistema. Dichos activos habitualmente se añaden durante las mejoras y ampliaciones del sistema. La cuestión es que los nuevos activos normalmente no aparecen en el programa PM/PdM ni cuentan con los repuestos necesarios en el almacén. Un programa de gestión del cambio eficaz eliminaría este problema.

Si se trabaja en un entorno en el que la jerarquía de activos del CMMS está incompleta y desactualizada, es muy probable que resulte difícil encontrar el tiempo necesario. Pero es imprescindible hacerlo. Sería recomendable utilizar algunos de los razonamientos y ejemplos expuestos para explicar al equipo de dirección la importancia de reservar algunos recursos para validar y optimizar la jerarquía de activos. El tiempo y dinero ahorrados a largo plazo justifican más que sobradamente la inversión inicial.

Técnico jefe de fiabilidad de Life Cycle Engineering (LCE), Paul Langan se especializa en la ejecución de prácticas recomendadas para estrategias de gestión de activos que complementan las implementaciones de CMMS.

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